Was muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, kann den privaten Nutzungswert statt mit der 1-%-Regelung nach den tatsächlichen Kosten ermitteln – vorausgesetzt, es gibt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Dieser Leitfaden fasst zusammen, welche Angaben die Finanzverwaltung erwartet, wie ein elektronisches Fahrtenbuch geführt werden muss und was gilt, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird.

Wofür ein Fahrtenbuch gebraucht wird

Für die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs sieht das Einkommensteuergesetz zwei Wege vor: den pauschalen Ansatz mit monatlich 1 % des inländischen Listenpreises oder den Ansatz der tatsächlich auf die Privatfahrten entfallenden Kosten. Der zweite Weg ist nur möglich, wenn die gesamten Kfz-Kosten durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Für Unternehmer steht das in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG, für Arbeitnehmer mit Dienstwagen in § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 4 EStG.

Bei der Fahrtenbuchmethode ist der private Nutzungswert der Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrstrecke entspricht (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 7 LStR). Das Fahrtenbuch ist also die Grundlage für die Aufteilung der Kosten.

Pflichtangaben für dienstliche Fahrten

Dienstliche und private Fahrstrecken sind gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen. Für dienstliche Fahrten sind nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR in der Regel folgende Angaben erforderlich:

• Datum,
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel,
• bei Umwegen auch die Reiseroute,
• Reisezweck,
• aufgesuchte Geschäftspartner.

Das Reiseziel muss hinreichend konkret sein. Nach den amtlichen Hinweisen (H 8.1 Abs. 9–10 LStH) genügt es nicht, als Fahrtziel nur Straßennamen anzugeben und diese erst mit nachträglich erstellten Aufzeichnungen zu präzisieren. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise dürfen zu einer Eintragung zusammengefasst werden, wenn die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt sind.

Privatfahrten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 4 LStR; für Unternehmer entsprechend für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, Rn. 29 des BMF-Schreibens vom 18.11.2009).

Wichtig ist der Übergang zwischen beiden Bereichen: Wechselt die Nutzung von dienstlich zu privat, ist das im Fahrtenbuch durch den Gesamtkilometerstand am Ende der dienstlichen Fahrt zu dokumentieren (H 8.1 Abs. 9–10 LStH).

Zeitnah, in geschlossener Form und lückenlos

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (H 8.1 Abs. 9–10 LStH). Daraus ergeben sich einige praktische Punkte:

• Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Aufzeichnungen nicht beeinträchtigt wird.
• Das Fahrtenbuch kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, auch wenn die Nutzung gleichmäßig ist (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 5 LStR).
• Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.
• Arbeitgeber und Arbeitnehmer legen die Methode für jedes Kalenderjahr fest; bei demselben Fahrzeug darf sie während des Jahres nicht gewechselt werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 LStR).

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch darf auch elektronisch geführt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR). Das BMF-Schreiben vom 3.3.2022 zur Überlassung betrieblicher Kraftfahrzeuge an Arbeitnehmer verweist in Rn. 28 zusätzlich auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen (GoBD).

Für automatisch erfasste Fahrten enthält dasselbe Schreiben in Rn. 29 (geändert durch BMF-Schreiben vom 11.3.2024) eine Vereinfachung: Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten bei Fahrtende automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst, als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Anlass – Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner – innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen nach der Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

Erleichterungen für bestimmte Berufe

Auf einzelne Angaben kann verzichtet werden, soweit die Aussagekraft und die Überprüfungsmöglichkeit im Einzelfall nicht beeinträchtigt werden. Rn. 30 des BMF-Schreibens vom 3.3.2022 nennt Beispiele:

• Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und Pflegedienstmitarbeiter mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten: Es reicht z. B. anzugeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben zur Reiseroute und zu Entfernungen sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrstrecke nötig.
• Taxifahrer im sog. Pflichtfahrgebiet: täglich der Kilometerstand zu Beginn und Ende dieser Fahrten mit dem Vermerk „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ o. ä. Für Fahrten darüber hinaus bleibt das Reiseziel anzugeben.
• Fahrlehrer: „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ o. ä. genügt in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und Geschäftspartner.
• Sicherheitsgefährdete Personen: Die Angabe der Reiseroute kann entfallen, auch bei größeren Umwegen.

Für Unternehmer, die regelmäßig dieselben Kunden aufsuchen (z. B. im Lieferverkehr), lässt Rn. 28 des BMF-Schreibens vom 18.11.2009 zu, statt Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner die Nummern aus einem Kundenverzeichnis aufzuzeichnen; das Verzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

Was gilt, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird?

Wird über die Nutzung eines Dienstwagens, der auch privat genutzt werden darf, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung zu bewerten. Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht (H 8.1 Abs. 9–10 LStH). Kann der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden, kommt in der Regel ein Zuschlag von monatlich 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer hinzu (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1 Satz 2 LStR).

Für Unternehmer gilt Entsprechendes: Erkennt die Finanzverwaltung das Fahrtenbuch etwa bei einer Betriebsprüfung nicht an, wird der private Nutzungsanteil nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG bewertet, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird (Rn. 30 des BMF-Schreibens vom 18.11.2009).

Dienstreisen mit dem eigenen Pkw: 0,30 € je Kilometer

Nutzen Arbeitnehmer ihr eigenes Fahrzeug für beruflich veranlasste Fahrten, die keine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und keine Familienheimfahrten sind, können sie statt der tatsächlichen Kosten die pauschalen Kilometersätze ansetzen. Maßgeblich ist die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG; R 9.5 Abs. 1 LStR). Für Kraftwagen beträgt sie 30 Cent je gefahrenem Kilometer (§ 5 Abs. 2 BRKG).

Der Arbeitgeber kann diese Fahrtkosten steuerfrei erstatten, soweit sie als Werbungskosten abziehbar wären. Der Arbeitnehmer muss ihm dafür Unterlagen vorlegen, aus denen die Voraussetzungen hervorgehen (R 9.5 Abs. 2 LStR). Stellt der Arbeitgeber für die Auswärtstätigkeit ein Fahrzeug zur Verfügung, darf er die pauschalen Kilometersätze nicht steuerfrei erstatten.

Fahrtenbuch mit Körlogg

Körlogg führt das Fahrtenbuch automatisch: Fahrten werden per GPS erfasst, und Sie ordnen jede Fahrt mit einer Wischgeste als dienstlich oder privat zu. Bei Fahrzeugen nach deutschen Regeln können Sie Kilometerstand und Fahrtdetails sieben Tage lang ergänzen; danach ist die Fahrt festgeschrieben, und nicht zugeordnete Fahrten zählen als privat. Fahrten werden nicht gelöscht, sondern mit Begründung storniert, und jede manuelle Änderung steht im Änderungsprotokoll des Exports. Mit Pro exportieren Sie das Fahrtenbuch als PDF oder Excel und lassen die Kilometerpauschale berechnen. Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt. Körlogg steht in keiner Verbindung zum Finanzamt.