Fahrtenbuch-Vorlage oder App? Was das Finanzamt akzeptiert

Wer „Fahrtenbuch Vorlage“ sucht, will meist schnell eine Tabelle zum Ausfüllen. Das ist verständlich – aber die Form entscheidet mit darüber, ob ein Fahrtenbuch steuerlich zählt. Dieser Ratgeber vergleicht Excel-Vorlage, gebundenes Heft und App anhand dessen, was Bundesfinanzhof (BFH) und Finanzverwaltung verlangen.

Stand: Oktober 2026

Die drei Anforderungen: zeitnah, geschlossen, nicht nachträglich veränderbar

Ein Gesetz mit einem amtlichen Fahrtenbuch-Formular gibt es nicht. Die Maßstäbe kommen aus der Rechtsprechung, die das Bundesfinanzministerium in den amtlichen Hinweisen zu R 8.1 LStR zusammenfasst (H 8.1 (9–10) LStH):

• Zeitnah: Die Fahrten werden kurz nach der Fahrt eingetragen, nicht am Jahresende rekonstruiert. Ein erst im Klageverfahren aus Notizzetteln erstelltes Fahrtenbuch war dem BFH zu spät (BFH vom 09.11.2005, VI R 27/05).
• In geschlossener Form: Das Fahrtenbuch gibt alle Fahrten vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wieder, jeweils mit dem am Ende erreichten Gesamtkilometerstand. Lose Notizzettel sind nach demselben Urteil schon begrifflich kein Fahrtenbuch.
• Nicht spurlos änderbar: Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen oder dokumentiert sein (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR).

Welche Angaben je Fahrt hineingehören – Datum, Kilometerstände, Ziel, Zweck, Geschäftspartner –, steht in unserem Ratgeber Was muss ein Fahrtenbuch enthalten?.

Excel-Vorlage: einfach, aber leicht zu ändern

Eine Excel- oder Word-Tabelle ist schnell angelegt. Genau darin liegt das Problem: Jede Zelle lässt sich später überschreiben, ohne dass man es der Datei ansieht. Der BFH hat 2005 entschieden, dass eine mit einem Computerprogramm erzeugte Datei nur dann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist, wenn nachträgliche Änderungen nach der Funktionsweise des Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden (BFH vom 16.11.2005, VI R 64/04). Im Streitfall ging es um eine Excel-Tabelle; das Finanzgericht hatte sie verworfen, und der BFH hat die Revision zurückgewiesen.

2024 hat der BFH das bestätigt: Änderungen, die sich nur über zusätzliche Abfragen eines Systemadministrators zeigen lassen, reichen nicht. Sie müssen in der Datei selbst erkennbar sein (BFH-Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23).

Ein Blattschutz oder ein Passwort in Excel ändert daran wenig, denn der Ersteller kann beides wieder aufheben. Eine Excel-Datei als laufendes Fahrtenbuch ist deshalb riskant. Anders ist es, wenn Sie eine Vorlage ausdrucken, binden und von Hand ausfüllen – dann ist es ein Papier-Fahrtenbuch.

Papier: das gebundene Fahrtenbuch

Das klassische Fahrtenbuch aus dem Schreibwarenhandel ist ein gebundenes Heft mit vorgedruckten Spalten. Es erfüllt die Form „geschlossen“ von selbst: Seiten lassen sich nicht unbemerkt austauschen, Korrekturen bleiben sichtbar. Der Nachteil ist der Aufwand. Sie müssen nach jeder Fahrt Kilometerstand, Ziel, Zweck und Geschäftspartner notieren, auch nach dem zehnten Kundentermin des Tages. Lücken, unleserliche Einträge oder Kilometerstände, die nicht aneinander anschließen, sind die häufigsten Gründe für Ärger.

Kleinere Mängel führen nicht automatisch zur Verwerfung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind (BFH vom 10.04.2008, VI R 38/06). Fehlt die Plausibilität, gilt die 1-%-Regelung; eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Unterlagen kommt nicht in Betracht (H 8.1 (9–10) LStH).

App: automatisch erfasst, aber nicht automatisch anerkannt

Eine Fahrtenbuch-App kann Datum, Uhrzeit, Start, Ziel und Strecke selbst erfassen und Änderungen protokollieren. Das hilft bei „zeitnah“ und „nicht spurlos änderbar“. Die Finanzverwaltung lässt für automatisch erfasste Fahrten sogar eine Erleichterung zu: Den dienstlichen Anlass dürfen Sie innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen nachtragen, wenn die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (BMF-Schreiben vom 3.3.2022, Rn. 29).

Zwei Grenzen sollten Sie kennen. Erstens gibt es in Deutschland kein Zulassungs- oder Zertifizierungsverfahren für elektronische Fahrtenbücher; keine App ist „vom Finanzamt anerkannt“. Zweitens ersetzt GPS nicht alles: Das FG Niedersachsen hat ein Fahrtenbuch verworfen, das im Wesentlichen aus zeitnah erfassten GPS-Daten bestand, weil die übrigen Pflichtangaben nicht zeitnah eingetragen waren (Urteil vom 23.01.2019, 3 K 107/18). Zweck und Geschäftspartner müssen Sie also weiterhin selbst eintragen – und zwar rechtzeitig.

Vergleich auf einen Blick

Wie Körlogg das löst

Körlogg ist eine iPhone-App, die jede Fahrt beim Fahrtende mit Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse und GPS-Strecke erfasst. Sie ordnen die Fahrt mit einer Wischgeste als dienstlich, privat oder Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte zu und tragen Zweck und Geschäftspartner ein. Bei Fahrzeugen nach deutschen Regeln gilt danach:

• Fahrtdetails und Kilometerstand lassen sich sieben Tage lang ergänzen; danach ist die Fahrt festgeschrieben, und nicht zugeordnete Fahrten zählen als privat.
• Fahrten werden nicht gelöscht, sondern mit Begründung storniert und bleiben im Export sichtbar.
• Jede manuelle Änderung steht mit altem Wert, neuem Wert und Zeitpunkt im Änderungsprotokoll des PDF- und Excel-Exports.
• Kilometerstände, die Sie ablesen und eintragen, stehen als echte Werte im Export; berechnete Stände sind mit „≈“ gekennzeichnet. Tragen Sie den Tachostand deshalb regelmäßig ein.

Den Export als PDF oder Excel gibt es mit Körlogg Pro. Ob Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt; Körlogg steht in keiner Verbindung zur Finanzverwaltung. Körlogg im App Store · Körlogg bei Google Play