Fahrtenbuch in Österreich: Sachbezug und Kilometergeld

In Österreich spielt das Fahrtenbuch vor allem an zwei Stellen eine Rolle: beim Sachbezug für ein Firmenauto, das Sie auch privat nutzen dürfen, und beim amtlichen Kilometergeld für Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug. Dieser Leitfaden zeigt die Werte für 2026, was ein Fahrtenbuch enthalten sollte und welche Änderung ab Jänner 2027 für Elektroautos beschlossen ist.

Firmenauto privat nutzen: der Sachbezug 2026

Können Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug des Arbeitgebers auch für nicht beruflich veranlasste Fahrten nutzen, ist ein Sachbezug anzusetzen. Als Privatfahrten gelten dabei auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Werte stehen in § 4 der Sachbezugswerteverordnung und beziehen sich auf die tatsächlichen Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe.

Der CO₂-Grenzwert richtet sich nach dem Jahr der Erstzulassung. Laut Bundesministerium für Finanzen liegt er für Fahrzeuge mit Erstzulassung 2025 und 2026 bei 126 g/km. Liegt für ein Fahrzeug kein CO₂-Emissionswert vor, gilt der Regelfall mit 2 %.

Elektroautos ab Jänner 2027

Mit der Verordnung BGBl. II Nr. 272/2026 vom 11. September 2026 wurde der Sachbezug für Kraftfahrzeuge mit einem CO₂-Emissionswert von 0 g/km neu geregelt. Für Lohnzahlungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2026 enden, gilt:

• im Kalenderjahr 2027: 0,375 % der Anschaffungskosten, höchstens 180 € monatlich,
• ab dem Kalenderjahr 2028: 0,625 % der Anschaffungskosten, höchstens 300 € monatlich.

Für das Jahr 2026 bleibt es bei einem Sachbezugswert von null.

Halber Sachbezug: höchstens 500 km Privatfahrten im Monat

Beträgt die Fahrtstrecke für Privatfahrten – einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – im Jahresdurchschnitt nachweislich nicht mehr als 500 km pro Monat, ist nur der halbe Sachbezug anzusetzen (§ 4 Abs. 2 Sachbezugswerteverordnung). Nach den Lohnsteuerrichtlinien (LStR 2002, Rz 177) sind das höchstens 480 € monatlich bei 2 % und 360 € monatlich bei 1,5 %.

Was dabei zu beachten ist:

• Es zählt der Jahresdurchschnitt. Unterschiedliche Kilometerleistungen in einzelnen Monaten sind für sich allein unbeachtlich.
• Krankenstände und Urlaube, in denen das Firmenauto nicht benützt wird, mindern den Sachbezug grundsätzlich nicht.
• Der Nachweis ist zu erbringen. Neben dem Fahrtenbuch kommen laut Rz 177 auch andere Beweismittel in Betracht – etwa die gesamte Jahreskilometerleistung abzüglich der durch Reiserechnungen oder Reiseberichte belegten Dienstfahrten. Beträgt das Ergebnis höchstens 6.000 km, steht der halbe Sachbezug zu.
• Verbietet der Arbeitgeber die Privatnutzung über eine bestimmte Kilometerzahl hinaus, muss er für die Wirksamkeit des Verbots sorgen. Als geeignetes Mittel nennt Rz 177, den Arbeitnehmer zur Führung eines Fahrtenbuchs zu verpflichten und dieses laufend zu kontrollieren.

Noch weniger Sachbezug nur mit lückenlosem Fahrtenbuch

Bei sehr geringer Privatnutzung kann der Sachbezug auch nach gefahrenen Kilometern berechnet werden (§ 4 Abs. 3 Sachbezugswerteverordnung). Angesetzt werden pro privat gefahrenem Kilometer:

• bei 2 % Sachbezug: 0,67 € ohne Chauffeur bzw. 0,96 € mit Chauffeur,
• bei 1,5 % Sachbezug: 0,50 € ohne Chauffeur bzw. 0,72 € mit Chauffeur.

Dieser Wert gilt nur, wenn er um mehr als 50 % unter dem halben Sachbezug liegt. Voraussetzung ist, dass sämtliche Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Hier ist das Fahrtenbuch also nicht bloß ein mögliches Beweismittel, sondern Bedingung.

Was ein Fahrtenbuch enthalten sollte

Für das Kilometergeld legt die Kilometergeldverordnung ausdrücklich fest, was die Aufzeichnungen enthalten müssen. Der Nachweis der betrieblichen oder beruflichen Nutzung erfolgt mit einem Fahrtenbuch oder anderen Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen (§ 2 Kilometergeldverordnung). Sie müssen jedenfalls enthalten:

• Datum,
• Kilometerstand,
• Anzahl der betrieblich oder beruflich zurückgelegten Tageskilometer,
• Ausgangs- und Zielpunkt,
• Zweck der jeweiligen betrieblichen oder beruflichen Fahrt.

Das Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes empfiehlt, im Fahrtenbuch alle Fahrten aufzuzeichnen – die Fahrten im Zuge von Dienstreisen ebenso wie private Fahrten – jeweils mit Datum, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck, Kilometerstand und gefahrenen Kilometern. Bei privaten Fahrten ist es nicht notwendig, einen Zweck anzuführen. Das Fahrtenbuch sollte fortlaufend und übersichtlich geführt werden; je genauer die Aufzeichnungen sind, umso glaubwürdiger ist es.

Für den Sachbezug beim Firmenauto enthält die Sachbezugswerteverordnung keine eigene Liste von Pflichtangaben. Wer den halben Sachbezug oder den Kilometeransatz nach § 4 Abs. 3 nutzen will, orientiert sich sinnvollerweise an denselben Angaben und zeichnet jede Fahrt – dienstlich wie privat – mit Kilometerstand auf.

Amtliches Kilometergeld 2026

Das amtliche Kilometergeld ist eine Pauschalabgeltung für die Kosten, die durch die Nutzung eines privaten Fahrzeugs für Dienstreisen entstehen. Seit 2025 ist die steuerliche Berücksichtigung in der Kilometergeldverordnung (BGBl. II Nr. 289/2024) geregelt; die Sätze ergeben sich aus § 10 der Reisegebührenvorschrift 1955. Seit 1. Juli 2025 gelten:

Bei Pkw, Motorrad und Motorfahrrad wird das Kilometergeld höchstens für 30.000 km im Kalenderjahr berücksichtigt, beim Fahrrad höchstens für 3.000 km (§ 5 Kilometergeldverordnung). Für Selbständige gilt die Grenze von 30.000 km je Wirtschaftsjahr, und die Pauschale ist nur für Fahrzeuge zulässig, die nicht zum Betriebsvermögen gehören (§ 4 Kilometergeldverordnung).

Damit der Arbeitgeber das Kilometergeld steuerfrei auszahlen kann, nennt das Finanzministerium folgende Voraussetzungen: Es liegt eine Dienstreise vor, der amtliche Höchstsatz wird nicht überschritten, der Arbeitnehmer kommt selbst für den Betrieb des Fahrzeugs auf, und es gibt ein Fahrtenbuch oder sonstige Unterlagen über die beruflich gefahrenen Kilometer.

Mit dem Kilometergeld sind unter anderem Abschreibung, Treibstoff und Öl, Service und Reparaturen aus dem laufenden Betrieb, Versicherungen, Steuern und Gebühren sowie Finanzierungskosten abgegolten (§ 3 Kilometergeldverordnung). Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind davon ausgenommen. Zahlt der Arbeitgeber kein oder ein geringeres Kilometergeld, kann die Differenz bei der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Firmenauto und Pendlerpauschale

Steht Ihnen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein Firmenauto zur Verfügung, steht laut Bundesministerium für Finanzen weder ein Pendlerpauschale noch ein Pendlereuro zu.

Fahrtenbuch mit Körlogg

Körlogg führt das Fahrtenbuch automatisch: Fahrten werden per GPS erfasst, und Sie ordnen jede Fahrt mit einer Wischgeste als dienstlich oder privat zu. Bei Fahrzeugen nach österreichischen Regeln können Sie Kilometerstand und Fahrtdetails sieben Tage lang ergänzen; danach ist die Fahrt festgeschrieben, und nicht zugeordnete Fahrten zählen als privat. Die App zeigt Ihre privaten Kilometer und den Monatsdurchschnitt, sodass Sie die 500-km-Grenze für den halben Sachbezug im Blick haben. Fahrten werden nicht gelöscht, sondern mit Begründung storniert, und jede manuelle Änderung steht im Änderungsprotokoll des Exports. Mit Pro exportieren Sie das Fahrtenbuch als PDF oder Excel und lassen das Kilometergeld berechnen. Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt. Körlogg steht in keiner Verbindung zum Finanzamt.